前提としてグループに参加する人は Google Account を持っている必要がある。Google Groupにアクセスして新たにグループを作成する。グループの目的にもよるが、特定の人とのみ情報のやり取りをしたい場合はアクセスレベルで「制限付き」を選択し、対象のユーザー宛に招待状を送付する。 アクセス レベルを選択一般公開 - 誰でもアーカイブを閲覧できます。誰でも参加できますが、メッセージの投稿やメンバー リストの表示ができるのはメンバーだけです。ページの作成やファイルのアップロードができるのはマネージャだけです。通知のみ - 誰でもアーカイブを閲覧できます。誰でも参加できますが、メッセージの投稿、メンバー リストの表示、ページの作成、ファイルのアップロードをできるのはマネージャのみです。制限付き - グループに参加するには、招待を受ける必要があります。メンバーだけがメッセージの投稿、アーカイブの閲覧、メンバー リストの表示、ページの作成、ファイルのアップロードをできます。このグループとアーカイブは、一般に公開される Google 検索結果やディレクトリには表示されません。「ディスカッション」を利用することで、どうしてもスケジュールの調整が付かない場合や、急いではいないが隙間時間で進めていきたい議題について意見を交わすことができる。また、共有エリアに記録を残せるので他の案件に埋もれる頻度は軽減される。各メンバーは「メンバーステータスを編集」で投稿の状況を把握することができるので、グループの参加割合によって状況の把握タイミングを変更することができる。 やり取りの内容は記録を閲覧すれば把握することができるが、量が多くなると結果を中々見つけれない状況に遭遇するので、ディスカッションが終了した時点で「議事録」として内容をまとめたページを必ず作成しておくことが重要となる。幸いにもページ作成機能があるのでここにまとめておくと「あの件はこうなった」という結果のみをスピーディーに把握することができるようになる。 尚、Google Group については Google Apps と重複する要素が含まれているため、ページとファイルに関しては今後は消滅することになるが、Google Group そのものがなくなるとは記載されていないようなので、ディスカッションはそのまま利用することができるのかもしれない。 Google Apps でも似たようなディスカッションが行える。既存機能の応用になるので「グループウェアの一部として活用していく」に記載する。 |
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