グループウェアとして利用していく準備としてドメインを Google Apps に関連付けする。詳しい導入手順にステップByステップで公開されている。

メールはコミュニケーションツールとして非常に重要な役割を担うので、DNSの設定を変更してメールもGmailと連結させておく。

これで メール、カレンダー、ドキュメント、グループ、サイト、ビデオをドメインというグループで共有できるようになった。

どうしてもスケジュールの調整が付かない場合や、急いではいないが隙間時間で進めていきたい議題について意見を交わすことができる。また、共有エリアに記録を残せるので他の案件に埋もれる頻度は軽減される。やり取りの内容は記録を閲覧すれば把握することができるが、量が多くなると結果を中々見つけれない状況に遭遇するので、ディスカッションが終了した時点で「議事録」として内容をまとめたページを必ず作成しておくことが重要となる。Google Group でも行うことができるが、Google Apps でもディスカッションは実現できそうなので今回はそちらで話を進めていきたい。

ページのテンプレートとしてブログが用意されている。このブログを利用することでディスカッションを行うことができる。

1. 「ページを作成」から「お知らせ」を選択しブログページを作成する。
2. 作成したブログのページはこのページが何のディスカッションのページであることがわかるような記載をする。
3. ディスカッションしたい議題を投稿する。議題に対し他の人はコメントで返答をすることになる。

閲覧権限を任意のグループ内に設定することでグループ毎のディスカッションを設定できるほか、外部へ非公開とすることで企業内でも充分利用していくことができる。また、「その他の操作　▼」から「ページの変更通知を受け取る」を選択しておけばコメントの追加があれば追加された内容が送られてくるので、メールアドレスの設定で「転送」の設定をしていれば携帯で変更通知を受け取ることもできる。

Google Site を利用してディスカッションをした場合も必ず結果をまとめておく必要がある。トップの議題ページにまとめた内容を掲載しておけば閲覧がスムーズに行えるはずだ。

Google Apps には Google カレンダーが含まれている。Google カレンダーを利用することでドメイン内で簡単にスケジュールを共有することができる。アカウントごとに複数のカレンダーを保持することができるので、会社行事やプロジェクト単位やグループ単位で個別に管理していくこともできる。また、プライベートと仕事のスケジュールを同一のスケール上で見ることになるので、大切な予定がブッキングしてしまう可能性も低くなる。

Google カレンダーには他サイトで公開されているカレンダーを取り込む機能が実装されている。休日情報や天気といったスケジュールの決定を左右する情報を事前に知っておくことによって、目的をスムーズに達成していくサポートが期待できる。